Sistema de información y coordinación en red, en materia de ayudas sociales a familias

La alcaldesa, en el momento de la firma del convenio.

El Ayuntamiento de Jerez consciente de la especial situación socioeconómica que afectaba y afecta a la ciudad y que se traduce en un  incremento en la demanda de ayuda social por parte de la población a las diferentes instituciones, coincidió, con las entidades sociales que con carácter voluntario y altruista, desarrollan iniciativas de prevención de situaciones de exclusión social, en la necesidad de reforzar la articulación de  intervenciones sociales coordinadas que redunden en una mejora de la atención ofrecida a las familias y colectivos más desfavorecidos, evitando asimismo la dispersión y el uso indiscriminado de recursos. 

 

En esta línea el Ayuntamiento de Jerez a través de la Delegación de Bienestar Social, Igualdad y Salud, promovió la firma de un Convenio de Colaboración con diversas Entidades Sociales, cuyo objeto era y es estrechar la colaboración entre todas las partes mediante la instauración de un Sistema de Información y Coordinación en Red en materia de ayudas sociales a familias en situación de necesidad.

Las Entidades Sociales que participan son: Caritas Diocesana de Jerez, Cruz Roja española (Asamblea Local de Jerez), Banco de Alimentos de Jerez, Voluntariado Libre, Orden San Juan Grande (Jerez), Comedor el Salvador, Solidaridad Jerezana SOJE, Tharsis Betel, Centro Cristiano nuevo Caminar, Federación de Asociaciones de Mujeres Rurales Sol Rural,  Hogar San Juan,  Banco de Alimentos de Cádiz.

Todas estas entidades han consensuado previamente el texto del convenio (se adjunta el referido convenio en este informe) que contó con el asesoramiento de la empresa CABERSEG para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos personales.

 Asimismo la empresa municipal JESYTEL ha colaborado en la puesta en marcha del ya citado Sistema de Información y Coordinación en Red.

Este convenio no implica obligación económica alguna para el Ayuntamiento y se firmó por un periodo de vigencia de un año desde la fecha de su firma,  prorrogándose automáticamente por el mismo período salvo denuncia expresa efectuada por alguna de las partes,  con una antelación mínima de dos meses al término del correspondiente período de vigencia.

A continuación, reproducimos el convenio referido.

CONVENIO DE COLABORACION ENTRE EL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE JEREZ DE LA FRONTERA Y DIVERSAS ENTIDADES SOCIALES POR EL QUE SE INSTAURA UN SISTEMA DE INFORMACION Y COORDINACIÓN EN RED, EN MATERIA DE AYUDAS SOCIALES A FAMILIAS EN SITUACIÓN DE NECESIDAD

En la ciudad de Jerez de la Frontera, a 16 de febrero de 2012.

REUNIDOS:

De una parte, Doña María José García-Pelayo Jurado,  como Alcaldesa-Presidenta del Excmo. Ayuntamiento de Jerez de la Frontera.

De otra, Don Francisco Domouso Martínez, como Director  de  "Cáritas  Diocesana de Jerez".

De otra, Don Miguel Ángel Aliaño Serrano, como Presidente, en funciones, de "Cruz Roja española-Asamblea Local de Jerez".

De otra, Doña Teresa Rivero Valcárcel, como Presidenta de "Voluntariado Libre".

De otra, Don Daniel Anthony Craven-Bartle Coll, como Director Gerente de "Orden San Juan Grande (Jerez)".

De otra, Doña Gertrudis Sánchez Calvo, como Directora de "Comedor el Salvador".

De otra, Doña Victoria Zarzuela Palacios, como Presidenta de "Solidaridad Jerezana (SOJE)".

De otra, Don Pedro Espada Lobato, como Presidente de "Ongd TharsisBetel".

De otra, Don Antonio Bonilla Cabrera, como Pastor Presidente de "Centro Cristiano nuevo Caminar".

De otra, Doña Francisca Gago Aguilera, como Presidenta de "Federación de Asociaciones de Mujeres Rurales Sol Rural".

De otra, Don Juan Carlos Durán Holguera, como Superior Responsable de "Hogar San Juan".

Y de otra, Don Mateo Sánchez Manzanos, como Presidente de "Banco de Alimentos de Cádiz.  Delegación de Jerez".

Actuando todas las partes en virtud de sus respectivos cargos y reconociéndose entre ellas capacidad para firmar y otorgar el presente Convenio de Colaboración.


MANIFIESTAN:

Primero.- Que el Ayuntamiento de Jerez, como Administración Local, y en base al artículo 92.2 letra c) de la Ley Orgánica 2/2007 de 19 de marzo, de reforma del Estatuto de Autonomía para Andalucía y al artículo 9.3 de la Ley de Autonomía Local de Andalucía, tiene competencias en materia de prestación de Servicios Sociales y de promoción y reinserción social, estableciéndose con carácter obligatorio dicha prestación en los municipios con población superior a veinte mil habitantes, conforme a los artículos 25 y 26 de la Ley 7/1985 de 2 abril, de Bases de Régimen Local, todo ello en los términos establecidos en la Ley 2/1988, de 4 de abril, de Servicios Sociales de Andalucía, así como en el Decreto 11/1.992 que establece la naturaleza y prestaciones de los Servicios Sociales Comunitarios:

a) Información, valoración, orientación y asesoramiento: proporciona a los ciudadanos, grupos o entidades la información y asesoramiento técnico necesarios en orden a posibilitar su acceso, a los recursos sociales existentes, orientando y analizando las demandas sociales planteadas 

b) Ayuda de domicilio: proporciona, mediante personal especializado una serie de atenciones preventivas, formativas, asistenciales y rehabilitadoras a personas que presentan dificultades en la realización de sus actividades domésticas y habituales, con el fin de facilitar su autonomía en el medio habitual, mantener la estructura familiar, o atender ambas circunstancias. 

c) Convivencia y reinserción social: conjunto de actuaciones dirigidas a posibilitar las condiciones personales y sociales para la convivencia, participación e integración de los individuos en la vida social, con especial atención a las acciones de carácter preventivo. Asimismo, trata de recobrar la vinculación efectiva y activa de los individuos y grupos en su entorno, cuando ésta se haya deteriorado o perdido. 

d) Cooperación Social: actuaciones dirigidas a fomentar y apoyar las manifestaciones de solidaridad de la comunidad, impulsar y promover el asociacionismo, potenciar las asociaciones ya existentes y ofrecer cauces apropiados que favorezcan la participación de la comunidad. Se concreta entre otras actuaciones en: Apoyo a los órganos de participación social existentes; Promoción, organización, coordinación y fomento del voluntariado social;  Coordinación de las propias actuaciones con las desarrolladas en su ámbito por las organizaciones no gubernamentales. 

e) Otros que la dinámica social exija: prestaciones de carácter económico, de carácter urgente o coyuntural, complementarias a las prestaciones técnicas o de servicios. 

Segundo.- La Delegación de Bienestar Social, Igualdad y Salud  de este Ayuntamiento, es la facultada por Resolución de Alcaldía de fecha 15 de junio de 2011, para ejecutar estas competencias, que desarrolla a través de programas comunitarios dirigidos especialmente a la familia y a diferentes colectivos en riesgo de exclusión social, con proyectos individualizados de intervención y potenciando su  integración social.

Tercero.- Que la ciudad de Jerez de la Frontera cuenta con una amplia representación y participación de entidades sociales que con carácter voluntario y altruista, desarrollan iniciativas de prevención de situaciones de exclusión social, que  disponen de una estructura de funcionamiento estable y profesionalizada, con una reconocida solvencia técnica y trayectoria de coordinación y colaboración con la actuación municipal en este ámbito y que destinan de forma estable medios propios de carácter material o  económico a la atención de las necesidades sociales de la población. 

Cuarto.- Que todas las partes son conscientes de la especial situación socioeconómica que afecta a la ciudad y que se traduce en un  incremento en la demanda de ayuda social por parte de la población a las diferentes instituciones , así como  de la necesidad de reforzar la articulación de  intervenciones sociales coordinadas que redunden en una mejora de la atención ofrecida a las familias y colectivos más desfavorecidos, desde una perspectiva preventiva , formativa y rehabilitadora ,evitando asimismo la dispersión y el uso indiscriminado de recursos .

Quinto: Para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, contenida en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y demás disposiciones concordantes y las que resulten de aplicación, las partes manifiestan conocer las obligaciones resultantes de esa normativa y encontrarse al corriente en el cumplimiento de las mismas responsabilizándose, en sus respectivos ámbitos, de la adecuación, exhaustividad o pertinencia de la información personal recogida o la procedencia de la finalidad de su tratamiento, corrección del método para llevar a cabo su obtención, ejercicio de los derechos de los afectados, su adecuado tratamiento o comunicación y, con carácter general, del correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en la normativa aplicable al respecto para el Responsable del fichero o tratamiento.

Por lo tanto, en virtud de cuanto antecede, ambas partes acuerdan suscribir el presente Convenio de colaboración a tenor de las siguientes:

CLÁUSULAS

Primera.- OBJETO.-

El presente Convenio tiene por objeto estrechar la colaboración entre el Excmo. Ayuntamiento de Jerez  y las entidades sociales mencionadas mediante la instauración de un Sistema de Información y Coordinación en Red en materia de ayudas sociales a familias en situación de necesidad, que persigue los siguientes objetivos:

A) Reforzar el carácter integral de las intervenciones profesionales desde los diferentes ámbitos con las familias atendidas, mejorando su integración social. 

B) Procurar una mayor eficiencia en la asignación de los respectivos recursos disponibles, favoreciendo la complementariedad de actuaciones. 

Segunda.- COMPATIBILIDAD.- 

El presente Convenio no limita el derecho de las partes a la formalización de acuerdos con otras instituciones, ni entre las partes fuera de este convenio, siempre y cuando no incumplan con lo recogido en este convenio.

Cualquier discrepancia o incumplimiento con el presente convenio, será tratada por la Comisión de Seguimiento, en virtud a sus competencias.

Tercera.- COMISIÓN DE SEGUIMIENTO.-

El seguimiento de la ejecución del presente Convenio así como de las variaciones y necesidades que se constaten, se llevará a cabo a través de una Comisión de Seguimiento formada por dos representantes municipales nombrados por la Delegación de Bienestar Social, Igualdad y Salud y un representante por cada institución firmante.

Esta Comisión se reunirá al menos una vez al trimestre. El procedimiento para realizar la convocatoria de la Comisión y los requisitos para la adopción de acuerdos serán determinados por sus componentes en la sesión de constitución así como el contenido mínimo de la misma.

Cuarta.- COMPROMISOS DEL AYUNTAMIENTO.-

El Ayuntamiento de Jerez se compromete, a través del Área de Bienestar Social a:

1. Crear, gestionar y notificar (a través del Departamento Municipal competente) para su correspondiente inscripción a la Agencia Estatal de Protección de Datos, en calidad de Responsable del mismo, un "Fichero de personas demandantes y  perceptoras de ayudas sociales" concedidas por todas las entidades y  partes firmantes del presente Convenio para su uso y tratamiento por todas éstas, a través de los usuarios autorizados, así como de establecer y cumplir las medidas recogidas en la Ley de Protección de Datos para los encargados y responsables del tratamiento de datos de carácter personal. Esta notificación de declaración de fichero de responsabilidad del Ayuntamiento no impedirá para que el resto de entidades firmantes al presente convenio, en su nombre y derecho, deban cumplir sus respectivas obligaciones de notificación de declaración de inscripción, en los casos que proceda, al mismo organismo, de ficheros equivalentes al mismo. En todo caso el Ayuntamiento no se hace responsable de las deficiencias en las declaraciones de ficheros responsabilidad del resto de firmantes del presente convenio relacionadas con este tratamiento. 

2. Incorporar a dicho Fichero, la información periódica actualizada relativa a prestaciones y personas solicitantes o destinatarias de sus respectivos programas de ayudas, previa información y consentimiento de las mismas sobre el uso y finalidad de los datos personales recogidos.

3. Respetar y velar por el estricto cumplimiento de la normativa vigente en materia de Protección de Datos de carácter personal, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

4. Convocar, participar decididamente y hacer valer los acuerdos adoptados en la Comisión de Seguimiento, así como en la coordinación regular que se establezca con los profesionales de las diferentes entidades sociales.

5. Propiciar el apoyo técnico y/o material necesario, a través de los medios a su alcance para el logro de los objetivos a alcanzar en el marco del presente Convenio.   

Quinta.- COMPROMISOS DE LAS ENTIDADES SOCIALES FIRMANTES.-

Las Entidades Sociales firmantes se comprometen a:

1. Incorporar al "Fichero de personas demandantes y perceptoras de ayudas sociales", a través de los usuarios autorizados, la información periódica actualizada relativa a prestaciones y personas destinatarias de sus respectivos programas de ayudas, previa información y  consentimiento de éstas sobre el uso y finalidad de los datos personales recogidos. 

2. Respetar y velar por el estricto cumplimiento de la normativa vigente en materia de Protección de Datos de carácter personal, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, sometiéndose en sus respectivas actuaciones a los requerimientos que en la materia se determinen necesarios por el responsable del Fichero, especialmente controlando el acceso de los usuarios y el uso de las contraseñas, evitando del mismo modo los casos de suplantación de la identidad de los usuarios o cesión de contraseñas a terceros no autorizados. Así mismo se comprometen a actuar de acuerdo a lo recogido en la normativa en Protección de datos.

3. Participar decididamente y hacer valer los acuerdos adoptados en la Comisión de Seguimiento, así como en la coordinación regular que se establezca con los profesionales de los Servicios Sociales municipales.

4. Propiciarse mutuamente el apoyo técnico y/o material necesario, a través de los medios a su alcance para el logro de los objetivos a alcanzar en el marco del presente Convenio.   

Sexta. REGULACIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.

En virtud del presente convenio se regula una cesión de datos multidireccional entre las distintas entidades pertenecientes al convenio. Todas ellas han declarado conocer y cumplir lo establecido en la normativa de protección de datos de carácter personal y la responsabilidad ante cualquier incumplimiento de ésta será atribuida únicamente a la asociación o entidad infractora, sin que en ningún momento pueda repercutir directa o indirectamente al resto de entidades participantes. Expresamente se reconoce la ausencia de responsabilidad solidaria de entidades del presente convenio ante incumplimientos en materia de protección de datos.

En virtud de lo anterior  especialmente se destaca que cada una de las entidades del convenio será responsable de informar y recabar el consentimiento de los afectados a la hora de incorporar sus datos a este fichero común.   

Respecto a los datos objeto de este convenio, las entidades firmantes del presente convenio únicamente tratarán los datos conforme a lo establecido en el presente convenio  y no los aplicarán o utilizarán con fin distinto, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación a otras personas, sin la previa autorización del Área de Bienestar Social del Ayuntamiento de Jerez. En consecuencia de lo anterior queda prohibida la cesión a terceros de cuantos datos se recojan en virtud al presente convenio, entendiendo como terceros cualquier persona física o jurídica ajena a los participantes en el convenio.

De esta manera, únicamente podrán acceder a dichos datos aquellas asociaciones o entidades que cumplan con los requisitos y objetivos del presente convenio siempre y en todo caso siguiendo el procedimiento establecido en la cláusula Quinta punto 2.

Las entidades firmantes del presente convenio y todo su personal o personal subcontratado, que tengan acceso a la base de datos están obligados al secreto profesional respecto de los mismos, obligación que subsistirá aun después de finalizar el convenio.

Cuando el convenio se extinga o una de las entidades salga de él, las entidades que queden fuera del mismo se comprometen a destruir cualquier soporte o documento en el que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento, así como las copias de los mismos. Las entidades firmantes del presente convenio emitirán tras la destrucción, un certificado en el que se recoja la declaración del responsable de haber cumplido lo previsto en esta estipulación.

Séptima. ADHESIÓN AL PRESENTE CONVENIO

Aquellas asociaciones o entidades que, cumpliendo los requisitos y características de las que forman el presente convenio, deseen adherirse al mismo, cumpliendo todo lo que en él se recoge y con el ánimo de cumplir sus objetivos establecidos, deberá comunicarlo por solicitud escrita al Área de Bienestar Social del Ayuntamiento de Jerez. C/ Doctor Fleming s/n. CP 11407

Será el Área de Bienestar Social del Ayuntamiento de Jerez la que comunique a las demás asociaciones la solicitud de adhesión, así como se comunicará a la Comisión de Seguimiento recogida en el presente convenio,  que comprobará las capacidades técnicas y materiales de la asociación o entidad aspirante, así como su trayectoria y desempeño realizado en relación a los fines y objetivos del presente convenio y decidirá sobre la inclusión de la asociación o entidad de la que se trate.

En el caso de que sea aceptada la solicitud, se firmará la correspondiente cláusula de adhesión que será incorporada como anexo al presente convenio.

Octava -VIGENCIA, PRÓRROGA Y CAUSAS DE EXTINCIÓN.-

El presente Convenio tendrá una vigencia de un año, desde la firma del mismo, y se prorrogará automáticamente por el mismo período, salvo que expresamente se denuncie su extinción por alguna de las partes con una antelación mínima de dos meses al término del correspondiente período de vigencia.

El incumplimiento de cualquiera de los compromisos recogidos en el presente documento, y en todos los que van a formar parte complementaria del mismo, por alguna de las partes firmantes será causa suficiente para denunciar y resolver el presente convenio.